La Legge di Bilancio 2025 in vigore dal 1° gennaio ha previsto una novità per gli amministratori delle società, l'obbligo di PEC personale.
Il MIMIT ha diffuso inizialmente la nota n 43836 del 12 marzo con chiarimenti in merito al nuovo adempimento.
Il 25 giungo, a seguto di numeri dubbi e polemiche sollevate dalle stesse Camere di Commercio, il MIMIT ha pubblicato una nuova nota n 654 di chiarimenti.
Vediamone i contenuti.
PEC Amministratori di società: come procedere
Il comma 860 modifica l’articolo 5, comma 1, del decreto legge 18 ottobre 2012, numero 179, disponendo l’estensione dell’obbligo di possedere un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) anche agli amministratori di imprese costituite in forma societaria.
Nella relazione illustrativa alla legge si evidenziava che la ratio della norma è quella di garantire una comunicazione ufficiale, tracciabile e sicura tra le imprese e la pubblica amministrazione.
In questo modo, inoltre, si uniforma l'uso della PEC tra tutte le tipologie di imprese, favorendo l'integrazione nel sistema digitale nazionale.
Avendo la norma una formulazione generica, le Camere di Commercio prima dei chiarimenti MIMIT hanno diffuso il proprio orientamento interpretativo, tanto per le società già esistenti quanto per quelle neocostituite.
In data 12 marzo è arrivato il primo chiarimento del MIMIT con la nota n 43836 con cui relativamente al termine viene specificato quanto segue:
- In ragione dell’assenza di un espresso termine di adempimento, che non viene determinato in alcun modo dal recente intervento del legislatore né risulta altrimenti rintracciabile per via interpretativa, pare comunque opportuno individuare un termine che consenta una legittima applicazione dell’obbligo, come esteso, alla luce della necessità di adottare una ragionevole interpretazione della norma, nella parte in cui prevede la immediata imposizione di una siffatta estensione, anche a fronte della numerosità dei soggetti di essa destinatari. Anche alla luce della incertezza interpretativa della disposizione e della conseguente diffusa inconsapevolezza delle imprese destinatarie dell’obbligo, si ritiene pertanto opportuno – salvo quanto indicato, qui di seguito, al paragrafo «Prima comunicazione e aggiornamento dell’informazione», con riferimento all’ipotesi di sostituzione o di rinnovo dell’amministratore – assegnare alle imprese costituite prima del 1° gennaio 2025 termine per la comunicazione degli indirizzi PEC dei propri amministratori fino alla data del 30 giugno 2025.
Si demanda al Sistema camerale la diffusione dell’informazione presso le imprese, di cui sarà in ogni caso data notizia anche mediante pubblicazione di apposita nota informativa sul sito istituzionale del Ministero.
Pertanto il 30 giugno è termine indicato nella nota del Ministero.
La stessa nota MIMIT con chiarezza indicava che:
- l'obbligo di PEC per gli amministratori riguarda tutti gli amministratori e si assolve iscrivendo un indirizzo PEC personale,
- le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o per quelle che – pur sulla base di un atto costitutivo di data antecedente – presentino la domanda di iscrizione dopo il 1° gennaio 2025, lo si è individuato in coincidenza con il deposito della domanda di iscrizione nel registro delle imprese,
- l’iscrizione del domicilio digitale nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria,
- l’omissione della indicazione della PEC, in quanto elemento informativo necessario per espressa previsione di legge, impedisce la positiva conclusione dell’iter istruttorio della domanda presentata dall’impresa. A fronte di una domanda di iscrizione, ovvero di un atto di nomina o di rinnovo di un amministratore, da parte di una impresa soggetta all’obbligo, la Camera di commercio ricevente l’istanza dovrà pertanto disporre la sospensione del procedimento, assegnando all’impresa un congruo termine, comunque non superiore a trenta giorni, per l’integrazione del dato mancante, al suo spirare procedendo, in difetto di ottemperanza, al rigetto della domanda.
Per istruzioni pratiche su come procedere leggi anche: PEC amministratori: come si comunica al registro imprese?
Attenzione, a seguito dei dubbi sollevati dalle camere di commercio d'Italia, il termine del 30 giugno, slitta al 31 dicembre 2025 e giugnono ulteriori precisazioni nella nota MIMIT n 654 del 25 giugno.
La nota del 25 giugno evidenzia che "in considerazione dei limiti e vincoli posti dall'ordinamento ad un intervento per via interpretativa, questa Direzione Generale si riservava, anche alla luce delle criticità e delle segnalazioni che fossero medio termine emerse dal territorio, dal Sistema camerale e dagli attori professionali e imprenditoriali coinvolti nell'attuazione della norma, di procedere a successivi interventi volti ad ampliare e, ove necessario, correggere le indicazioni applicative fornite alle Camere, comunque garantendo un'attuazione della disciplina conforme alla ratio delle disposizioni vigenti e uniforme sul territorio nazionale.
Sono state recentemente sottoposte all'attenzione di questo Ministero talune criticità che starebbero emergendo sul territorio, anche in conseguenza di prassi camerali difformi, con particolare riferimento, tra l'altro, al termine entro il quale i soggetti obbligati sono chiamati ad effettuare la prevista iscrizione del domicilio digitale degli amministratori nel registro delle imprese.
Come noto, nella richiamata ministeriale del 12 marzo scorso erano esposte in merito le seguenti considerazioni.
Premessa l'indubbia applicazione della norma di cui all'arti8colo 1 comma 860, della legge n. 207 del 2024 sia alle imprese costituite a decorrere dalla data di entrata in vigore della disposizione, sia alle imprese alla medesima data già costituite, si rilevava l'assenza di un espresso termine di adempimento, non determinato dal legislatore né altrimenti rintracciabile per via interpretativa se non mediante ricorso alla ordinaria disciplina in materia di entrata in vigore delle disposizioni legislative, di cui all'art 10 delle disposizioni sulla legge in generale premesse al codice civile.
Valutata pertanto la opportunità di individuare un termine che consentisse una «legittima applicazione dell'obbligo, come esteso, alla luce della necessità di adottare una ragionevole interpretazione della norma, nella parte in cui prevede la immediata imposizione di una siffatta estensione, anche a fronte della numerosità dei soggetti di essa destinatari», nonché «alla luce della incertezza interpretativa della disposizione e della conseguente diffusa inconsapevolezza delle imprese destinatarie dell'obbligo», questa Direzione Generale procedeva dunque, in un'ottica di semplificazione dell'onere e di favor per le imprese chiamate all'adempimento, ad individuare un termine per la prima comunicazione da parte delle imprese già costituite alla data di entrata in vigore dell'obbligo, fissandolo alla data del 30 giugno 2025.
Al riguardo è stato recentemente rappresentato a questo Ministero che la data così individuata genererebbe criticità operative anche in ragione della concomitanza con gli adempimenti societari connessi all'approvazione dei bilanci di esercizio chiusi al 31 dicembre 2024, esprimendosi da più parti l'auspicio per un differimento del termine di comunicazione in parola alla data del 31 dicembre 2025.
In merito, anche tenuto conto delle interlocuzioni con gli Uffici di diretta collaborazione del Sig. Ministro e con gli Uffici del Sottosegretario di Stato con delega, al fine di consentire una più ordinata attuazione dell'obbligo normativo, al contempo curandone un contemperamento con le esigenze esposte dal mondo professionale e imprenditoriale, si intende modificare le indicazioni già fornite alle Camere di commercio prevedendo la traslazione del termine di adempimento qui all'esame sino alla data del 31 dicembre 2025.
Rimangono allo stato immodificate e qui confermate le linee interpretative e le ulteriori indicazioni operative fornite con la più volte richiamata nota prot. n.43836 del 12 marzo u.s..
Si invitano le Camere di commercio destinatarie della presente a voler dare seguito alle indicazioni complessivamente fornite da questa Direzione Generale, curando la corretta diffusione dell'informazione presso le imprese."
